Kurumsal Yazıcı Kiralama mı, Kopya Başı Anlaşma mı?
Kurumsal firmalar için yazıcı yatırımı yapılırken en sık karşılaşılan iki model kurumsal yazıcı kiralama ve kopya başı anlaşma (KOBAŞ) seçenekleridir. Her iki model de satın almaya kıyasla daha düşük başlangıç maliyeti sunar; ancak maliyet yönetimi ve kapsam açısından önemli farklılıklar içerir.
Bu iki yaklaşım arasındaki temel fark, birinin cihaz kullanımına, diğerinin ise baskı maliyetinin tamamına odaklanmasıdır.
Kurumsal Yazıcı Kiralama
Kurumsal yazıcı kiralama modelinde firma, yazıcıyı aylık sabit bir kira bedeli karşılığında kullanır. Bu modelde odak noktası cihazın kendisidir. Sözleşmeye bağlı olarak bakım ve teknik servis hizmetleri dahil edilebilir; ancak toner ve sarf malzemeleri çoğu zaman kapsam dışında kalır.
Bu nedenle baskı hacmi arttıkça toner ve sarf giderleri ek maliyet olarak ortaya çıkabilir. Kurumsal yazıcı kiralama; baskı ihtiyacı öngörülebilir, cihaz parkını kontrol altında tutmak isteyen ve sarf yönetimini kendi içinde yapabilen firmalar için uygun bir çözümdür.
Kopya Başı Anlaşma (KOBAŞ)
Kopya başı anlaşma modelinde ise maliyet, basılan sayfa adedi üzerinden hesaplanır. Yazıcı, toner, sarf malzemeleri, bakım, onarım ve teknik servis hizmetleri tek bir sözleşme kapsamında sunulur. Böylece baskı sürecinin tamamı dış kaynak tarafından yönetilir.
Bu modelin en büyük avantajı, öngörülebilir ve şeffaf maliyet yapısıdır. Ay sonunda yapılan baskı kadar ödeme yapılır; toner değişimi, arıza veya bakım gibi durumlar ek bütçe gerektirmez.
KOBAŞ Kimler İçin Uygundur?
Kopya başı anlaşma modeli özellikle;
-
Aylık baskı hacmi dönemsel olarak değişen firmalar,
-
Toner, sarf malzemesi ve bakım süreçleriyle operasyonel yük yaşamak istemeyen kurumlar,
-
Baskı maliyetlerini sayfa bazında net ve ölçülebilir şekilde yönetmek isteyen şirketler,
-
Birden fazla ofisi veya şubesi bulunan, merkezi maliyet kontrolüne ihtiyaç duyan organizasyonlar,
-
IT ve teknik servis süreçlerini dış kaynağa devretmek isteyen firmalar
için daha uygun ve sürdürülebilir bir çözümdür.
Temel Fark Nerede?
Özetle;
-
Kurumsal yazıcı kiralama, cihaz odaklıdır ve bazı maliyetler sonradan eklenebilir.
-
Kopya başı anlaşma, baskı sürecinin tamamını kapsar ve maliyetleri sayfa başına sabitler.
Bu nedenle doğru tercih; firmanın aylık baskı hacmine, maliyet yönetimi yaklaşımına ve teknik operasyonu ne ölçüde dış kaynağa bırakmak istediğine göre değişir.